出展者説明会でのポイント

おはようございます＾＾
レンタル什器屋二代目社長で展示会活用アドバイザーの大島節子です。

初秋らしく心地よい風がぬける早朝の大阪から今朝もブログをお届けします。

出展者説明会について、今一度きちんと考えてみよう

先週末、この秋、展示会サポートに入らせていただくことになった企業が出展される展示会の出展者説明会に出席してきました。出展者説明会とはその展示会に出展する企業に向けて運営事務局が開く説明会のことで、その展示会の趣旨や概要、装飾ルール、搬入搬出の段取り、各種申し込みの形式や期限などの説明を受ける場です。

皆さんは展示会ごとに開催される「出展者説明会」についてどうお考えですか？　例えば企業の所在地が大阪で説明会の会場が東京だけの場合、資料だけ取り寄せておけばいい、とお考えの方も多いのではないでしょうか。私は個人的に2年目からはそれでいいかもしれませんが、少なくとも初出展の場合は展示会担当者が例え遠方であれ、直接出向いたほうがいいという考えです。

なぜか。説明会で説明されることはもちろん全て資料に書いてあり、それらの資料は欠席者にも郵送されます。しかし膨大な量の資料を自力ですみずみまで読み込み、きちんと理解できる人がどれだけいるでしょうか？　説明会に出席すると1時間半～2時間という時間の中で、本当におさえておかなければならないポイントに絞って説明を受けられるので、自分で資料を読み込むよりも内容がすっと頭に入ってきます。

また、説明会が開催されるのは展示会開催日の2ヶ月前あたりが多いのですが、この頃はもうある程度、展示会の準備が進んでいる頃だと思います。準備を進めていく中で疑問に思ったことを、直接運営事務局に質問できるという意味でも説明会というのは大切にしたほうがいい場なのです。

例えば、今回出席した説明会で聞いてちょっとびっくりしたのですが、こちらの展示会はブース壁面から1m以内は壁面と同じ高さ2.7mまでしか装飾ができないのですが、1m以上離せば高さ4.5mまで装飾ができるそうです。この情報はもちろん資料には書いてあるのですが、見落としたとしたらすごく損をしてしまう情報です。

他にも展示会によってはブースパネルは一切なく、必要な場合は自社で段取りをしなければいけない展示会もあります。そういうことは展示会に慣れてくれば注意すべきポイントとしてわかってくるのですが、仕切りパネルがあると思い込んでいて、行ってみてからパネルがない、などという悲劇も実際にあることなので、注意すべきポイントです。

なので、私が思う出展者説明会のポイントは

• １年目は例え遠方でも必ず出席する
• 説明会までにある程度準備を進めておき、疑問点を整理しておく

この２点かと。

まとめ

今朝のブログでは「出展者説明会」について改めて考えてみました。

今日もお読みいただきありがとうございます。

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大島節子

代表取締役 ： （有）マルワ什器

1975年　大阪市生まれ。　1998年家業マルワ什器入社。2001年、26歳のときに売上の95％以上を占める得意先が倒産する、という人生の試練を経験。連鎖倒産の危機を回避し家業を立て直す過程で多くの展示会現場に携わる。現在、什器レンタル屋二代目社長として、また2012年からは展示会活用アドバイザーとしても活動中。

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